Con el apoyo de ADP, Ancar Ivanhoe moderniza sus procesos de RRHH

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Con más de 45 años de experiencia como propietaria y gestora de emprendimientos comerciales. Ancar Ivanhoe es actualmente una de las mayores plataformas de shopping center de capital privado en Brasil. A partir de los 24 shoppings que integran su portfolio, esparcidos por las cinco regiones del País, a empresa atiende, todo mes, por medio de más de 4.500 mil tiendas ubicadas en los establecimientos administrados, a cerca de 26 millones de consumidores.

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Sin embargo, actualmente tenemos la tranquilidad de que cualquier nueva legislación que entre en vigor será casi de inmediato analizada por ADP, lo que hace toda la diferencia.

Patrícia Araújo, Gestora de Administración de Personal
Ancar Ivanhoe

Para atender con excelencia a un volumen tan grande de clientes, Ancar Ivanhoe cuenta con 4.000 colaboradores orgánicos y tercerizados, que actúan tanto en la parte administrativa como en la seguridad, mantenimiento, estacionamiento, atención y limpieza de los establecimientos. Según Patrícia Araújo, gestora de Administración de Personal de la compañía, toda la gestión de la nómina de Ancar Ivanhoe está bajo la responsabilidad del Centro de Servicios Compartidos, que aglutina departamentos como Cuentas a Pagar, Suministros, Facturación, Contabilidad etc.

La ejecutiva explica que, desde la década de 1990, con la ampliación de los shopping centers en Brasil y, en consecuencia, el crecimiento de la empresa, el liderazgo ya se daba cuenta de que sería necesario contar con aliados estratégicos que permitieran optimizar procesos administrativos de modo que mitigara los errores y asegurara la eficiencia. Y, considerando la complejidad que involucra la gestión de la nómina, ADP, que hace muchos años ya es un referente en ese segmento, fue la aliada elegida por Ancar Ivanhoe, en 1993, para realizar esa tarea.

Actualmente, Ancar Ivanhoe utiliza la soluciónHCM - Gestión de Capital Humano, que, además de ofrecer la gestión de la nómina, engloba en un mismo paquete, una serie de innovaciones lanzadas por ADP en los últimos años para suplir las nuevas demandas del área de recursos humanos, como fichaje digital, servicios de selección y evaluación de desempeño, entre otros.

Desafío

Patrícia explica, además, que Ancar Ivanhoe posee un sector de Recursos Humanos Corporativo responsable de elaborar la política de remuneración y beneficios de la empresa. “Sin embargo, todo el procesamiento y la realización efectiva de esos pagos están centralizados en el área de Administración de Personal, que forma parte del Centro de Servicios Compartidos”, relata.

“Como poseemos un número grande de colaboradores, esparcidos en casi todos los estados del País, tener seguridad en el procesamiento de la información de los shoppings es fundamental porque, además de asegurar el report a los emprendedores, somos participantes del GPTW - Great Place to Work y tenemos como misión mantener al equipo contento y comprometido con los valores de la compañía. Y es justamente en ese punto que ADP ha estado haciendo la diferencia y ayudándonos a mantener un proceso eficiente y transparente”, destaca la coordinadora.

El sistema de ADP tiene una serie de trabas que traen la seguridad a los gestores de que los procesos definidos se ejecutarán, sin errores. “La gran ganancia percibida es que esas trabas de seguridad les permiten a los analistas trabajar con más confianza, pues están seguros de que, si cometen una equivocación, el sistema analizará y paralizará la acción, garantizando que se resuelva el problema allí, en la misma hora, en forma sencilla y rápida.”

La coordinadora comenta, además, que la constante adecuación a las leyes es más un punto de destaque para la solución de ADP. Esto porque, según la ejecutiva, las normas y las leyes están en constante evolución en Brasil, y para acompañar los cambios en la velocidad en que ocurren, sería necesario contar con personas dedicadas únicamente a ello.

Resultados

Patrícia destaca que el proceso de modernización de la compañía ha estado avanzando en los últimos años con el propósito de alcanzar lo máximo de eficiencia. Con la pandemia, esas acciones se aceleraron, para adecuarse a las nuevas necesidades que surgieron.

“Un ejemplo es la cuestión del fichaje de los colaboradores, que hasta 2020 era hecho de forma biométrica. Con el inicio de la pandemia, pasamos a utilizar el fichaje digital ofrecido por ADP e hizo toda la diferencia para nosotros, porque además de ser el producto mucho más sencillo y práctico para los colaboradores, eliminó la necesidad de cotejo de las hojas de asiduidad por el liderazgo, algo que demandaba mucho tiempo. Hoy, los colaboradores tienen autonomía en la gestión de su fichaje, pudiendo justificar ausencias de fichaje y el gestor directo aprueba o no su justificación, es decir, un proceso simple y transparente”, aclara.

“La impresión de los extractos de los recibos de los contribuyentes es otro ejemplo es otro ejemplo, pues pasamos a usar el Service Place de ADP y no hay más emisión de papel. Nuestros colaboradores pueden acceder a la información de forma objetiva, a la hora y en el sitio que quieran, a través del portal del colaborador. El Service Place trajo una autonomía increíble para los colaboradores, ya que además de consultar sus pagos, ellos pueden programar sus vacaciones, verificar su registro, emitir el informe de rendimientos, acompañar los cumpleaños de los miembros de su equipo y otras funcionalidades”, complementa.

Según Patrícia, ese proceso de modernización de la empresa es algo continuo, que no se cierra con la implementación de los últimos proyectos, pues surgirán nuevas demandas que necesitarán una respuesta tecnológica. “Por esa razón, además de las ganancias de eficiencia que ya ha obtenido la empresa, creo que contar con la alianza con ADP es nuestro mayor beneficio. Hoy tenemos la seguridad de que contamos con un aliado experimentado y preparado para apoyarnos y proporcionar las respuestas tecnológicas adecuadas y alineadas a nuestras necesidades”, concluye.