Por qué necesita un proveedor de servicios de nómina global

La pandemia del COVID-19 ha sido desafiante para todas las empresas independientemente su tamaño. Debido a que el 74 por ciento de las empresas internacionales seguían ejecutando varios sistemas en varios países, muchas de ellas tuvieron dificultades para adaptarse al trabajo remoto de manera repentina y a la demanda por una mayor velocidad y precisión en la elaboración de informes.[1] Para las grandes empresas, es difícil acceder a datos precisos y confiables que necesitan para tomar decisiones a nivel internacional; por eso, se enfrentan constantemente al riesgo de cometer infracciones perjudiciales por no estar a la altura de las demandas de conformidad. A pesar de las evidentes deficiencias de muchos sistemas de nómina global, la nómina representa alrededor del 60 por ciento del gasto de la empresa y no se le suele prestar atención.[2]

Lo que las empresas internacionales quieren

A través de una reciente encuesta de ADP sobre nómina global de empresas internacionales, se descubrieron temas comunes en la lista de objetivos de las empresas con respecto a la nómina:

• Un análisis de datos más sólido sobre la elaboración de informes: para informar la estrategia y la planificación de la empresa.
• Una elaboración de informes más rápida: para suministrar información cuando sea necesario.
• Una seguridad de los datos reforzada: para mejorar la conformidad.
• Una optimización de los procesos de nómina: para reducir los errores y los costos y mejorar la satisfacción de los colaboradores.[3]

Sin embargo, como dice el viejo dicho que se le atribuye a Henry Ford: “Si haces lo que siempre has hecho, llegarás donde siempre has llegado”. Si se combinan las consecuencias del COVID-19: una turbulencia financiera global extraordinaria, riesgos para la privacidad y la seguridad, la cuatriplicación de las normas relacionadas con la nómina en tan solo 30 días, junto con un sistema de nómina costoso y obsoleto, es evidente que no tiene sentido meterse en problemas.[4]

¿Qué es la nómina global?

En caso de que se lo pregunte, la nómina global describe el proceso de pago de los colaboradores en varios países. Lo ideal es contar con una única solución de nómina que permita centralizar la elaboración de informes y ejecutar la nómina de manera eficaz en varios países y territorios. Suena magnífico en teoría, pero ¿por qué las empresas internacionales enfrentan tantos desafíos en cuanto a la nómina global como resultado de la pandemia?

Desafíos de la nómina global a partir de la pandemia del COVID-19

ADP identificó tres áreas de mejora que son esenciales para las grandes empresas que todavía utilizan la nómina en las instalaciones o los proveedores que no están a la altura de su finalidad:

Optimización

Si usted trabaja con sistemas dispares y fragmentados, lo más probable es que los directivos le pidan más datos con más frecuencia, ya que la información que usted les proporcione será incoherente y difícil de interpretar. En comparación, el 14 por ciento de las empresas cuya gestión de nómina es verdaderamente global y totalmente integrada con los sistemas financieros y de RR. HH. enfrentaron escenarios menos complejos y pudieron optimizar los costos.

Visibilidad

El segundo desafío principal es la visibilidad, ya que trabajar con varios sistemas deficientemente integrados limita la visibilidad de la nómina. Sin una visibilidad clara de los costos, el 73 por ciento de los encuestados simplemente no tenían los datos de nómina a su alcance para informar la dirección estratégica de la empresa.[5]

Agilidad

El tercer problema es la agilidad, ya que el 61 por ciento de las empresas no lograron adaptar la nómina para satisfacer las necesidades específicas que surgieron durante la pandemia. Sin embargo, con un sistema de nómina global unificado, los equipos contaron con una agilidad que les permitió analizar datos configurables y consolidados rápidamente y adoptar las medidas necesarias. Los mercados internacionales se encuentran muchas veces en estado de incertidumbre, por eso, tener la capacidad de proporcionar un informe al instante y en cualquier momento es invaluable. No obstante, a través de la encuesta de ADP, se descubrió que, en el 70 por ciento de las empresas, no se sienten preparados para enfrentar alteraciones o cambios normativos importantes en el futuro.[6]

¿Es momento de contratar a un proveedor externo?

Según la investigación de ADP, el 75 por ciento de los líderes empresariales están dispuestos a considerar contratar a un proveedor externo para todos o para la mayoría de los procesos de nómina.[7] También fue alentador descubrir que el 97 por ciento opina que la información de nómina merece considerarse en las estrategias de administración de costos, y el 87 por ciento opina que la nómina es una parte fundamental de los objetivos comerciales y de crecimiento de la empresa. Contratar a un proveedor externo experto que sea de confianza para los servicios de nómina global es una parte fundamental de este proceso. ¿Por qué?

Contratar a un proveedor externo adecuado para los servicios de nómina global trae consigo muchos beneficios que las soluciones en las instalaciones simplemente no pueden brindar.

Los beneficios de contratar a un proveedor externo

• El 19 por ciento de los encuestados descubrió que, al intentar administrar la conformidad por su propia cuenta con soluciones internas, se presentaron amenazas que pusieron en riesgo a la empresa. En el caso de las empresas que contratan a un proveedor externo para los servicios de nómina global, esta cifra se reduce a tan solo el dos por ciento.[8]
• Una solución unificada, escalable y basada en la nube crece a la par de su empresa. Día a día, permite remunerar al personal de manera segura, oportuna y eficaz, ya que brinda soluciones de nómina internacionales que se adaptan a las necesidades de cada región, junto con datos de nómina de varios países que se muestran en una vista única para que obtenga información más precisa y expertos en nómina para que esté a la altura de las normas de conformidad.
• A través de un estudio efectuado por Forrester Consulting para ADP, se descubrió que las empresas internacionales que usan la solución de nómina global de ADP lograron un retorno de la inversión del 134 por ciento, una reducción en el esfuerzo de procesamiento de nómina de hasta un 75 por ciento y una reducción de los costos relacionados con la conformidad de $1,8 millones.[9]

¿Por qué contratar a un proveedor de servicios de nómina global?

Contratar a un proveedor externo para los servicios de nómina global le permite ahorrar tiempo valioso, ya que respalda sus obligaciones normativas, reduce el riesgo de no estar a la altura de las normas de conformidad, mejora la agilidad y lo ayuda a cerrar las brechas de competencia sin el costo que supone el reclutamiento.[10] Además de esto, un proceso de nómina global simplificado que está completamente integrado con sus sistemas financieros y de RR. HH. no solo disminuye la complejidad, sino que también reduce los costos, y ya no deberá pagar por software innecesario.

Según una encuesta sobre nómina global de EY de 2019, el 65 por ciento de los líderes de RR. HH. y de nómina están de acuerdo en que un modelo operativo verdaderamente global brindaría beneficios importantes a su empresa. Aquellos que contrataron a un proveedor de servicios de nómina global observaron un ahorro promedio del 32 por ciento a partir de la optimización de procesos, un ahorro de más de un 20 por ciento a través de la estandarización y una reducción de recursos del 50 por ciento a partir de una mejora de la productividad.[11]

El rol de los datos

También es importante lo que implica para los líderes contar con una fuente de información precisa y coherente. Cuando se cuenta con visibilidad total de la nómina, se obtiene una imagen más clara de la dirección estratégica que debe tomar la empresa. Imagine poder contar con los recursos, la información y las proyecciones precisas que nos permitan ser proactivos, en lugar de reactivos, una cualidad decisiva ante las turbulentas condiciones comerciales en las que todos debemos trabajar.

Volverse más ágil

Si bien hablamos de agilidad, las multinacionales que han optimizado y simplificado sus sistemas de nómina reaccionan más rápido y son más eficaces que las que combinan varias soluciones. Contar con procesos más simples y un sistema de nómina global integrado permite que los equipos se adapten más fácilmente y logren respaldar el crecimiento.[12] Además, la nómina ágil puede mejorar la experiencia de los colaboradores, ya que se adapta rápidamente a las preferencias cambiantes de los empleados y a las nuevas formas de trabajar. Cuando los sistemas de nómina están actualizados, el personal de nómina puede trabajar de forma remota más allá de las fronteras, pero cuando una nómina global es óptima, es posible respaldar mejor los beneficios populares, como la flexibilidad de horarios.[13]

El significado de cambio para su empresa

A medida que todos salimos de la pandemia del COVID-19, surge una certeza: las viejas formas de hacer negocios realmente han cambiado, y esto incluye la nómina. A través de la investigación de ADP, se descubre que la opinión de las empresas es que un sistema de nómina global óptimo permite que el personal pase de simplemente procesar la nómina a actuar como analistas de datos, lo que permite proporcionar datos para informar la estrategia futura. Lo que esto implica es de largo alcance.

Ahora, las empresas tienen la responsabilidad de aprovechar el día al máximo y crear un sistema de nómina global que sea lo suficientemente ágil y flexible como para enfrentar los próximos desafíos, ya sea otra crisis económica o sanitaria, o nuevas oportunidades comerciales. El 60 por ciento de los profesionales de nómina concuerda en que un modelo de nómina verdaderamente global beneficiaría a la empresa; por eso, es el momento oportuno para que la nómina tenga un rol estratégico, que le permita hacer la transición desde lo operativo a lo administrativo y a lo central. [14] Esto no puede hacer más que contribuir a impulsar la empresa, en lugar de simplemente mantenerla a flote.

Reconstruya su empresa con más fuerza con el proveedor de servicios de nómina global adecuado

La administración de nómina global puede ser un desafío si cae en las manos equivocadas. Sin embargo, si contrata al proveedor de servicios de nómina global adecuado, como ADP, cuenta con el software, las herramientas y el asesoramiento para que su empresa sea más resiliente y rentable.

ADP tiene presencia internacional en 140 países. Además, más del 90 por ciento de las empresas de la lista Fortune 100 confían en ADP para remunerar de manera segura a más de 68 millones de colaboradores en todo el mundo. Si desea hablar con nuestros expertos sobre cómo procesar la nómina internacional, comuníquese con nosotros.