Si está buscando un proveedor de servicios de nómina, probablemente ya haya tomado la importante decisión de contratar a un proveedor externo de confianza. Para que pueda tomar la iniciativa, hemos elaborado una guía práctica para ayudarlo, ya que las operaciones de nómina y RR. HH. afectan a todas las áreas de la empresa. Independientemente del tipo de modelo de servicios de nómina administrado que elija, es importante que opte por el proveedor de servicios de nómina que más se ajuste a su presupuesto. Tenga claro cuáles son los objetivos de la empresa a corto y largo plazo, y elabore una lista rigurosa que le permita verificar los objetivos de los proveedores. Si el proveedor de servicios de nómina es adecuado, será su socio comercial en el futuro inmediato, por eso cuanto más claro tenga lo que quiere y hacia dónde se dirige, más fáciles serán la implementación y la adopción, y mejor será la tecnología del proveedor para respaldar su crecimiento estratégico.
¿Qué es un proveedor de servicios de nómina?
Un proveedor de servicios de nómina es una empresa externa a la que las demás empresas recurren cuando no quieren enfrentar el estrés y los gastos de administrar una nómina interna. Según la forma de servicios de administración de nómina que la empresa externa ofrezca, se calculará la remuneración del personal, se realizarán todas las deducciones necesarias, se ayudará a cumplir con las normas más recientes y se presentará la documentación a las autoridades pertinentes.
Los servicios de nómina totalmente administrados son una opción. Esto se refiere a una empresa que deriva completamente el control de la nómina al proveedor externo. Según el tamaño de la empresa, la complejidad del negocio y los requisitos específicos, así como el sector industrial, los proveedores de nómina totalmente administrada podrían ofrecer un conjunto completo de soluciones de administración de nómina y RR. HH.
¿Puede un proveedor de servicios de nómina ayudarlo a lograr sus objetivos?
¿Qué desea lograr como empresa? Tal vez necesita mejorar la visibilidad de los datos de nómina y RR. HH. O bien, aspira a una operación de servicios de nómina más coherente y óptima que sea precisa y puntual. Tal vez, si es una multinacional, necesita servicios de nómina global para brindar un sistema de registro que le permita profundizar en el análisis de datos de la fuerza laboral y orientar su estrategia en consecuencia. Cuanto más claro pueda ser en cuanto a su visión y la manera en que la tecnología puede ayudarlo a lograrla, podrá planificar la implementación y la adopción de una manera más eficaz.
Tenga en cuenta sus necesidades específicas
Decida qué necesita realmente la empresa de un proveedor de nómina, y eso determinará el modelo que elija. Quizás necesita que un proveedor experto como ADP administre los servicios y que, para esto, ejecute su nómina de forma precisa y puntual, calcule sus impuestos y deducciones y emita los recibos de nómina. Si tiene una empresa internacional o tiene trabajadores con diferentes niveles de preferencias salariales y necesidades de gestión del capital humano (HCM), entonces puede elegir entre servicios administrados o un modelo totalmente externo, denominado servicios externos integrales de nómina. Cuando el servicio externo es total, el proveedor, además de ocuparse de todos los aspectos de la nómina, asiste a los colaboradores con las necesidades que surgen en torno a la nómina mediante una línea de ayuda exclusiva. Si el proveedor es adecuado, también ayudará a la empresa a cumplir con las normas, ya que lo mantendrá al tanto de todas las pautas regionales y nacionales. La cuestión clave aquí es evaluar culturalmente en qué medida los equipos están dispuestos a ceder el control. Es por eso que es imprescindible que tome todas las debidas precauciones con los proveedores.
Priorice la seguridad y privacidad de los datos de los colaboradores
Tras el surgimiento de la pandemia del COVID-19, garantizar la seguridad y la privacidad de los datos del personal es fundamental para el éxito de la empresa, tal como lo establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El proveedor que usted elija también debe verlo como una de sus principales prioridades. Pregúnteles cuál es su método para almacenar, transferir y respaldar los datos de la empresa. Compruebe cuáles son las políticas de resiliencia comercial y contra el fraude de los proveedores, y lea la letra chica. La cantidad de casos de violación de seguridad es cada vez mayor, en particular, los ataques de suplantación de identidad (de 72 por ciento a 83 por ciento de 2017 a 2021)[1]. Según la Encuesta de violaciones de seguridad cibernética de 2021, alrededor de un 39 por ciento de las empresas informó haber sufrido violaciones o ataques, y uno de cada cinco (21 por ciento) informó haber perdido dinero, datos y otros recursos.[2] Se estima que el costo promedio (la media) de todas las violaciones de seguridad cibernética que las empresas han sufrido en los últimos 12 meses es de £8460.[3]
Asegúrese de contar con un modelo de implementación robusto
Daremos por sentado que el proveedor que elija contará con la funcionalidad principal que usted busca. Lo siguiente que debe verificar de un proveedor de nómina externo es que cuente con un historial de implementación exitoso y que pueda comprobar que tiene un plan para administrar su nómina de manera rápida y eficaz. ¿Puede brindar apoyo al personal de modo que le permita garantizar que todo funcione sin inconvenientes? ¿Cuenta con una estrategia eficaz de gestión de cambios? Por otro lado, ¿cuentan con un patrocinador ejecutivo en su empresa, así como una red de representantes que ayuden a “vender” la nueva tecnología a los usuarios finales?
Comience una pronta planificación para la adopción
No todos en su empresa estarán dispuestos a aceptar el cambio, por eso debe planificarlo. Comience a prepararse temprano, ya que no solo los empleados, sino también los sistemas y datos deben estar listos. Lograr que las partes interesadas acepten la solución es fundamental en las etapas iniciales. Utilice la gestión de cambios, la comunicación transparente y la formación para facilitar la transición en todos los niveles de colaboradores. El proveedor que usted elija debe contar con experiencia en esta fase de adopción decisiva.
Elija el plan de servicio adecuado
El éxito de la nueva solución de nómina y RR. HH. depende del modelo de soporte que la respalde. Asegúrese de que el nivel de soporte al cliente actual esté a la altura de las necesidades de la empresa. Si el proveedor es adecuado, ofrecerá una protección escalable que será flexible para manejar el aumento y la disminución de la demanda y se ajustará a su presupuesto y requisitos cambiantes. Asegúrese de examinar el contrato de servicio y hacer preguntas si algo no está claro. ¿El plan incluye un equipo de servicio especializado con vasta experiencia en conformidad en materia de nómina? ¿Tendrá acceso a asesores estratégicos? ¿El proveedor dispone de una red de clientes a la que usted pueda acceder para compartir las mejores prácticas?
Utilice los datos para lograr una ventaja competitiva
Ya sea que necesite mejorar la programación del personal u ofrecer paquetes de compensación competitivos para atraer a los mejores talentos, el análisis de datos es cada vez más importante para las empresas. Verifique también que el proveedor pueda ayudarlo a evaluar los requisitos de análisis de datos de la empresa y a aplicar la información para poder apoyar el crecimiento. Pregunte al proveedor si contará con un conjunto de datos centralizado y podrá configurar el análisis para personalizar la información. También son fundamentales el acceso a los datos de todo el sector para realizar una evaluación comparativa y un análisis predictivo que sea útil para realizar una proyección.
Evalúe la trayectoria del proveedor y el enfoque futuro
A nivel empresarial, piense en asociarse con un proveedor establecido, cuya tecnología y modelo de servicio respaldarán los requisitos cambiantes de su empresa. Como mínimo, el proveedor de servicios de nómina realizará una evaluación e inversión en innovación, buscando constantemente soluciones que le permitan enfrentar los próximos desafíos comerciales.
Procure que su estrategia para el desarrollo del personal evolucione
El objetivo de automatizar e integrar los sistemas de nómina y RR. HH. no es continuar con “el desarrollo normal de la actividad”, sino optimizar las operaciones, mejorar la eficacia, impulsar la participación del personal y destacar las áreas en las que se debe lograr una reducción de costos. Compruebe que el nuevo proveedor de servicios de nómina apoye al personal en cada paso del ciclo de vida del colaborador. Si la solución es adecuada, puede proporcionar herramientas y la estrategia para que los equipos de nómina y RR. HH. puedan optimizar el desempeño, mejorar el reclutamiento y proporcionar visibilidad de los gastos a toda la empresa.
No es “tan solo” una nómina
La pandemia del COVID-19 ha puesto de manifiesto lo vulnerable que puede ser un sistema de nómina y RR. HH. no coordinado frente a cambios que suelen ocurrir de la noche a la mañana. Las últimas investigaciones demuestran que, como resultado de la pandemia, el 66 por ciento de los responsables de la toma de decisiones se enfocaron en la optimización de costos, mientras que el 34 por ciento priorizó la eficacia operativa.[4] Alguna vez, la nómina pudo haber sido un trámite administrativo, pero en la actualidad cumple un rol operativo y central en las empresas con visión de futuro y, con tecnología digital, puede convertirse en una ventaja estratégica.
Preguntas para un posible proveedor de servicios de nómina:
- ¿El software de nómina que usted ha elegido está disponible en la nube?
- ¿El proveedor de nómina que usted ha elegido brinda los siguientes servicios?:
- Soporte para la implementación
- ¿El software de nómina que usted ha elegido ofrece los siguientes servicios?:
- Funciones de seguridad avanzadas
- Funcionalidades avanzadas, como la automatización de procesos
- ¿La solución de nómina que usted ha elegido integra los siguientes servicios?:
- Software de HCM
- Asistencia para las iniciativas de transformación digital
- Consecución de los planes relacionados con la continuidad del negocio
- Si las respuestas a todas estas preguntas son afirmativas, la solución de nómina que eligió cuenta con todas las características que le permitirán transformar su proceso de nómina y respaldar sus prioridades informáticas.[5]
Elegir a ADP como su proveedor de servicios de nómina
Si el proveedor de nómina externo es adecuado, puede lograr una mejora en su empresa utilizando la experiencia en HCM, el análisis de datos y el soporte técnico que le permitirán transformar su organización e impulsar el crecimiento estratégico.
ADP cuenta con más de 70 años de experiencia como proveedor de nómina parcial y totalmente administrada para una amplia gama de clientes en 140 países. Si desea hablar con un experto sobre los beneficios de usar nuestros servicios de nómina totalmente administrados, comuníquese con nosotros.
